在线办公需要做好哪些准备以提高工作效率？选择一个在线工作平台，制定相应的办公规则，整理工作计划，设立工作区

SEP技术支持 | 2020/4/14 15:53:12

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基于网上办公的实际经验，发现网上办公存在一些亟待解决的关键问题，包括“沟通的及时性和便捷性、独立工作的自觉性、工作进度的及时跟进和反馈”。结合实际工作情况，我们认为网上办公需要做好以下准备，以提高工作效率。
一是选择一个在线工作平台。目前，有许多在线办公平台，包括字节跳动的舒菲、华为，的腾讯，阿里等都有在线办公软件。你可以根据自己的实际工作条件和习惯选择相应的办公软件。软件是确保沟通的工具。要求“稳定、流畅、简单、易操作”，便于员工快速使用上手。
第二，制定相应的办公规则。网上办公和现场办公的一个显著区别是“员工自觉工作”的状态很难保证。因此，需要一定的规则，包括“考勤规则、工作汇报机制、沟通机制”等。规则的制定是为了保证工作的“有序”发展，保证每个人都能(651，329)工作状态并有效地开展工作。

第三是整理工作计划。要理清工作任务，最好是实现“4S原则”(什么项目？谁负责？什么时候？什么结果？).工作任务的定义最好遵循“SMART原则”(明确的规范、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的)。只有这样，我们才能保证有些人能推进这项工作。
第四，卓越高效的会议管理。会议的重点是“解决问题、讨论问题、集思广益、监控进度、分析问题”等。根据工作进展的需要，确保个人进展按要求按时进行。因此，例行的进度会议可以考虑“每日晨会、每日晚会、每周例会”的三会制。为了解决项目的具体问题，可以考虑建立一个没有时间限制的会议制度，如“临时项目集思广益会议、专题会议”。
第五，需要设立工作区。家庭作业不可避免地会受到家庭的影响。对于有条件的员工，建议安排专门的房间作为办公区域。正式办公后，门上贴有“网上办公区”，可以有效减少其他家庭成员对办公室的影响。不能设立独立办公区的家庭也可以考虑寻找固定的办公区，并提前通知家庭成员。这样，每个人都逐渐形成了习惯。尽量减少其他干扰因素对办公室的影响。
综上所述，网上办公和现场办公的两个明显区别是“网上沟通”和“保护员工独立工作的自我意识”。当然，还有“员工分散在很多地方工作”的问题。为了有效提高办公效率，坚持上述“12345”工作方法和坚持两个原则(4S原则和SMART原则)可以有效提高工作效率。
我相信越来越多的人会爱上网上办公。

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