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其实云表格共享的原理,与手机里面的账户管理平台是差不多的,手机里的资料能够实时地保存到自己的账户云空间内,即使是为了节省内存而把手机里的图片或者信息删除,也是可以通过云空间来重新追回的,对于误删的重要资料就是非常大的保障了,其中的修改记录也是可以逐一地翻查到的。
之所以从之前的EXCEL表格过渡到现在的云表格,单从一个“云”就可以看出二者的区别,现在的软件版本能够很好地做到数据的实时共享,不管是哪一次的操作记录都会详细地在整体的运行之中找到,也就是说对于数据的更改是可追溯的,特别是出现重大数据错误要找责任人的话,就比较容易能够找到操作者了。
想要共享相关的数据,之前的表格软件需要通过发送文件或者邮箱的形式才能到达收件方的位置,如果数据有所更改,那么就需要另行通知收件方查收更新后的文件,修改次数要是多的话,很可能在以后找这份文件的时候无从下手,不知道那一份才是最终确定的版本,要想使用里面的数据就需要重新进行确认了。
用云表格的话,就不会出现这样的情况,只要在同一团队内的所有成员,都是可以通过发送二维码或者链接的形式进行数据的传送,而且在有修改记录的时候,其他成员所看到的所有信息,也会是更新后的数据资料,可以放心地直接提取出来使用即可,能够省去非常多的时间与精力,最要紧的是不会出现数据找不到的情况。
不用安心这个云表格没有办法完成多次的数据共享这样的问题,因为目前的软件已经非常稳定,直接在系统上进心操作的话,是可以快速地将系统中的数据实时地共享出去,不管是哪一次的编辑或者是删减,都是有据可循的,这样才能确保所有的数据能够准确地保存在各自的系统之中。
不管是在哪里进行办公,都是可以确保云表格共享这些功能的,只要是同一个账号内或者是同一团队内的所有成员,每次打开软件的时候,看到的数据都是最新的,不需要为了数据的共享而重复地发送最新版本的表格文件,不仅占用内存而且还容易混淆视听,到最后都分不清是哪一个表格是最终版本的了。