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以前的办公人员,要发送文件给到对方时,要么就是以电子邮件的形式,要么就是通过qq或者微信的发送功能,将整个文件发送过去,这样也就只能将表格当前的数据汇总情况发送过去,对于实时更新的版本,是没有办法及时接收到的,需要二次发送才可以,而有了解过智能云表格的朋友,早就已经不那么操作了。
什么叫做智能,就是你只要发送一次,对方每次打开表格时,看到的表格数据都会是最新的,而这样的文件发送形式,自然不是文件本身,而是文件保存时自动生成的链接,当然如果愿意更为讲究的话,也是可以生成发送的二维码的,这样到达对方的端口时,只要点击链接或者扫描二维码,同样能够看到文件的内容,这就是云表格。
在普通的工作模式中,用哪一种形式发送表格其实并没有太大的差别,但对于多人协作需要共同完成的数据表格,能够实时完成表格的共享功能,就可以省掉不少为了同步数据而重复发送的麻烦,现在的社会就是智能化与自动化的时代,企业办公自然也是不能落了下风的,还是要及时地与大时代同步而选择云表格绝对错不了。
对于接收文档的办公人员而言,只要接收一次,就能看到这个表格数据后续的修改情况,那肯定是相当支持的,毕竟反复接收同一份文件的话如果不注重重命名的话,就会出现两种情况,要么直接覆盖源文件看不到数据变更记录,要么就是重复保存,最终使得自己的电脑里有好多个文件,下次再确认最终版的时候,就非常麻烦了。
当然,这不能完全地说明云表格的功能,但其最为突出的就是数据的实时共享以及多人同步协作,这两个功能应该说是明显领先于其他的表格办公工具的,一般使用过的人都会有所体会,能够很好地确保各项数据的同步对于长期从事数据汇总的人来说,是多么简洁的一件事情,很多工作就不需要重复地去操作了。
在还没有使用过云表格之前,可能大家都无法相信软件的发展会进步到如此阶段,而在接触过之后,大家对于智能云表格真的是非常推崇了,这直接就可以带动了数据处理工作的高效完成,不管是多少的数据统计工作,都不再是令人头痛的事情了。