什么？不同部门都希望云表格能够按照自己的想法来工作？别着急，自动化工作流帮你搞定！

SEP技术支持 | 2020/4/3 23:48:10

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最近，一个小伙伴向我抱怨:云表格非常有用，它解决了公司的数据收集、整理和分享要求，但新的问题出现了！
不同的部门希望云表格能够根据他们自己的想法工作:
客服经理:我希望客服在处理完反馈问题后，将状态改为“完成”时，会自动填写“完成时间”。
人力资源专业同学:他们希望根据休假超时记录，每月按指定周期自动统计员工出勤情况。
采购专员:如果您希望库存低于规定数量，可以及时得到补货通知；
销售主管:需要销售电话数量、订单数量和营业额的多表汇总。
公司老板:当你想下销售订单时，你可以知道客户和订单金额。
.(此处省略了10，000项此类要求)
自动化工作流程上线后，这些问题就有了解决方案。
什么是自动化工作流？
自动工作流可以帮助您根据用户设置自动触发其他操作，如修改指定数据或在添加、删除和修改数据后向指定用户发送通知。
工作流程在哪里？
工作流设置仅在网络端可用。“自动化工作流”可以在表的“设置表和权限”中找到。
在工作区菜单中，您还可以查看整个工作区工作流。
数据协作：团队的小小网络世界如何从无序到有序？

创建第一个工作流？
让我们用一个场景来介绍下一个工作流的创建过程。
场景:在“客户信息”表中，当销售人员将客户标记为“付款完成”时，他们会自动向老板发送通知，告知他客户名称和合同金额。
步骤1:选择触发动作
首先进入单击“客户信息”表单的“自动化工作流”设置页面上的“添加工作流”。
填写工作流名称后，选择触发操作。
触发操作意味着当用户对数据执行指定操作或数据中的时间字段过期时，将触发工作流。目前支持4种触发动作:
创建数据后
修改数据后
删除数据后
指定的时间到期
在示例场景中，销售人员将客户标记为“付款已完成”，这通常通过“修改数据”来完成，因此我们选择“修改数据”作为触发操作，然后继续下一步。
在其他情况下，用户可以根据自己的需求选择单个或多个触发条件。
步骤2:设置触发条件
在示例场景中，销售人员只需要在将客户标记为“付款完成”时通知老板。当换成其他状态时，不应该通知老板。这里，“标记为付款完成”是触发条件。
触发条件，表示在用户修改数据后，在执行工作流的后续操作之前，该数据需要满足什么条件。触发条件可以用类似于Excel函数表达式的方式编写
条件表达式:
AND({当前数据.销售状态-原值}!={当前数据.销售状态-新值}, {当前数据.销售状态-新值}=[{C:当前表格.销售状态.付款完成}])
步骤3:选择后续操作
在示例场景中，客户被标记为“付款完成”后，需要通知老板，这里的“通知”是后续操作。
后续操作是指当触发条件满足时将执行的操作。目前，提供了四种操作:
创建新数据:向指定的表中添加新数据
修改现有数据:根据指定表中的特定条件查找一批数据，然后修改数据
修改现有数据。如果无法找到现有数据，则创建新数据:在指定的表中，根据特定条件查找一批数据，然后修改数据，否则，创建新数据
云表格站发送通知:向指定用户发送通知，通知内容可定制。
在不同的场景下，这些操作可以在一个工作流中重用。这里我们选择“以云表格发送通知站”。
在通知程序中选择要通知的指定用户，或者在当前数据中选择一个工作区成员字段变量。在这里，我们将首先选择您自己，稍后查看通知结果。
当前数据中的字段变量可以插入到“通知内容”的定制中，并与文本拼接形成通知内容。在某些情况下，您不需要自定义通知内容，也可以直接使用系统内置的通知内容。
单击保存创建第一个工作流。创建后，默认情况下会打开工作流。
工作流执行
现在，让我们在下面的示例场景中验证工作流的执行。
首先，将工作流保持在“打开”状态，然后进入在“客户信息”表中，单击第3项中的数据，将“销售状态”修改为“付款完成”。
然后，您将收到来自“工作流”的通知。
对于工作流的每次执行，将记录一个执行日志，以便您可以了解执行细节。
从工作流列表中，单击“查看执行日志”进入，查看刚刚发送的通知的内容以及发送给谁。
工作流中的异常
工作流中使用了大量的字段变量，数据将在后续操作中写入不同的表中。当变量不存在或表被删除时，将导致工作流异常。
当工作流执行异常时，我们将禁止任何用户执行工作流的触发动作，以确保工作流应该自动执行的地方将与触发动作同步执行。
例如，在示例场景中使用了“修改数据”的触发动作，当工作流异常时，禁止修改表中的任何数据。
当工作流异常时，可以根据需要禁用异常工作流，或者通过日志检查问题以纠正工作流修改。
可能导致工作流异常的情况:
目标表被删除并移出工作区
使用的表字段已被删除
已使用的分类字段替代项已被删除
使用的静态关联数据被删除
表达式的动态语法错误，如除以0
伙伴云表格，一个在线数据共享和协作的企业管理软件
12月20日，新推出了“自动化工作流程”和“高级图表”功能。
自动化工作流的应用场景:
1.根据休假的超时记录，员工的出勤会在月末自动统计，并计算相应的工资。
2.销售完成后，老板会收到通知。
3.当库存少于一定数量时，负责人员将收到补货提醒。
4.公司的销售和购买记录自动汇总成现金流。
高级图表适用场景:
1.老板可以看到每个部门花了多少钱，花在哪里。
2.多维比较公司运营数据，快速定位问题。
3.以单一形式直观地展示客户业务和公共关系成本的比例。
4.热度排名、同比对比、一键生成统计图表、工作报告0难度。

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